Procedura zewnętrzna
PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W URZĘDZIE MIEJSKIM W OSTROWIE WIELKOPOLSKIM
§ 1. SŁOWNIK POJĘĆ
1. Ilekroć w niniejszej procedurze mowa jest o:
1) informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
2) kanałach zgłoszeń - należy przez to rozumieć ustanowiony w Urzędzie Miejskim w Ostrowie Wielkopolskim bezpieczny i poufny sposób dokonywania zgłoszeń zewnętrznych;
3) Koordynatorze - należy przez to rozumieć osobę w ramach struktury organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Ostrowie Wielkopolskim, upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz do podejmowania działań następczych, w tym weryfikację zgłoszenia, dalszą komunikację z Sygnalistą oraz przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej;
4) Prezydencie – należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Ostrowa Wielkopolskiego;
5) procedurze - należy przez to rozumieć Procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim w Ostrowie Wielkopolskim;
6) Sygnaliście - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w podmiocie prawnym, w tym pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant, funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2024 r. poz. 1121), żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248, z późn. zm.) oraz osób, które uzyskały informacje w kontekście związanym z pracą w podmiocie prawnym przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ustaniu takiego stosunku pracy;
7) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Ostrowie Wielkopolskim;
8) ustawie – należy przez to rozumieć Ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928);
9) Zespole – należy przez to rozumieć upoważnione przez Prezydenta Miasta Ostrowa Wielkopolskiego osoby prowadzące działania następcze;
10) zgłoszeniu - należy przez to rozumieć informację przekazaną Koordynatorowi przez Sygnalistę dotyczącą powzięcia przez niego informacji o naruszeniu prawa.
§ 2. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. W wykonaniu obowiązków przewidzianych Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów ustala się niniejszą procedurę. Celem procedury jest ustalenie zasad przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, ich weryfikacji, podejmowania działań wyjaśniających oraz następczych.
2. Prezydent nadaje w formie pisemnej imienne upoważnienia pracownikom wykonującym czynności w ramach procedury oraz odbiera od nich zobowiązania do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
3. Pracownicy uczestniczący w działaniach następczych zobowiązani są do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.
4. Zadania związane z:
1) przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych;
2) ich wstępną weryfikacją;
3) podejmowaniem działań następczych;
4) prowadzeniem rejestru zgłoszeń zewnętrznych;
5) komunikacją z sygnalistą;
6) koordynacją innych działań wynikających z ustawy;
7) wnioskowanie do Prezydenta o nadanie upoważnień, o których mowa w § 2 ust 2; powierza się Kierownikowi Referatu ds. Zarządzania Informacją zwanego dalej Koordynatorem,
5. Koordynator działa na podstawie upoważnienia Prezydenta.
6. Na wniosek Koordynatora, Prezydent może udzielić dalszych upoważnień do wykonywania zadań przewidzianych w procedurze dla Koordynatora, w tym wyznaczenie zastępcy koordynatora podczas jego nieobecności.
7. W przypadku gdyby udział Koordynatora w czynnościach dotyczących określonego zgłoszenia mógł wywołać uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności – Koordynator podlega wyłączeniu i przekazuje swoje zadania zastępcy lub innemu wyznaczonemu pracownikowi.
§ 3. USTALONE KANAŁY ZGŁOSZEŃ
1. W celu dokonania zgłoszenia zewnętrznego, Sygnalista korzysta z ustalonych przez Urząd dedykowanych, poufnych kanałów zgłoszeń:
1) pisemnie poprzez elektroniczny system o nazwie „Sygnalizuj.pl”, w ramach którego pod adresem https://kanal-zewnetrzny-umostrow.sygnalizuj.pl/ udostępniony został formularz online do składania zgłoszeń, które określone są w w/w systemie. Każde zgłoszenie otrzymuje swój indywidualny numer udostępniany Sygnaliście. Dzięki numerowi zgłoszenia Sygnalista otrzymuje wgląd do procesu przyjmowania zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych przez Urząd;
2) pisemnie w formie listownej w zamkniętej kopercie, przesyłając na adres korespondencyjny:
Urząd Miejski w Ostrowie Wielkopolskim,
Al. Powstańców Wielkopolskich 18,
63-400 Ostrów Wielkopolski;
na kopercie należy dodać dopisek:
„Zgłoszenie zewnętrzne od sygnalisty, nie otwierać w kancelarii”;
3) ustnie za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej o numerze: 791 250 580 od poniedziałku do czwartku z wyłączeniem dni wolnych od pracy, w godz. 1200-1300;
4) ustnie dokonane podczas bezpośredniego spotkania z Koordynatorem, zorganizowanego na wniosek Sygnalisty w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
§ 4. TREŚĆ ZGŁOSZENIA
1. Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności następujące informacje:
1) dane Sygnalisty (tj. imię, nazwisko), sposób kontaktu z Sygnalistą oraz adresem do kontaktu (tj. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej i numer telefonu);
2) dane osoby (tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy), której dotyczy zgłoszenie;
3) kategorię naruszenia prawa;
4) wszelkie okoliczności wskazujące na naruszenie prawa;
5) informacje, dokumenty oraz inne dowody dotyczące wystąpienia naruszenia prawa lub nieprawidłowości wskazanych w zgłoszeniu, w tym w szczególności dane świadków naruszenia prawa;
6) miejsce, czas, okres, w którym doszło do naruszenia prawa;
7) przykładowy wzór formularza zgłoszenia wewnętrznego stanowi załącznik nr 2 do procedury.
2. Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia powinien zapoznać się z niniejszą procedurą oraz klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
3. Zgłoszenia dokonane anonimowo pozostaną bez rozpatrzenia.
4. W celu rozpatrzenia zgłoszenia oraz podjęcia działań wyjaśniających i następczych konieczne może okazać się uzupełnienia przez Sygnalistę informacji przekazanych w zgłoszeniu. W takiej sytuacji Koordynator ma prawo skontaktować się z Sygnalistą z prośbą o ich uzupełnienie wskazując, jakie informacje są niezbędne i w jakim terminie należy je przekazać.
5. Procedura obejmuje zgłaszanie informacji o naruszeniach prawa, uzyskanych w kontekście związanym z pracą, dotyczących:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1 – 16.
§ 5. PRZYJMOWANIE ORAZ ROZPATRYWANIE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
1. Jeżeli wstępna weryfikacja zgłoszenia wykaże, że zgłoszenie podlega rozpatrzeniu przez Prezydenta, Koordynator przekazuje Sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
2. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że dla rozpatrzenia zgłoszenia właściwy jest inny organ publiczny, Koordynator:
1) przekazuje zgłoszenie do właściwego organu niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni.
2) informuje o tym Sygnalistę w terminie określonym w Kodeksie postępowania administracyjnego (K.p.a.), wskazując przynajmniej organ publiczny, do którego przekazano zgłoszenie i datę przekazania, chyba że nie jest znany adres do kontaktu.
3. Jeżeli wstępna weryfikacja zgłoszenia wykaże, że zgłoszenie nie podlega rozpatrzeniu, Koordynator przekazuje zgłaszającemu informację w tym zakresie, w terminie określonym w K.p.a. W informacji Koordynator może poinformować zgłaszającego, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, z pouczeniem, że przekazania informacja nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesienia środka prawnego w trybie odrębnym, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania.
4. Koordynator przekazuje Sygnaliście informację zwrotną o wynikach postępowania wyjaśniającego oraz podjętych dalszych działaniach następczych w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
5. W uzasadnionych przypadkach koordynator przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust.4.
6. Koordynator informuje Sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
7. Koordynator nie realizuje obowiązków informacyjnych wobec Sygnalisty, jeżeli nie jest znany jego adres do kontaktu.
§ 6. PODEJMOWANIE DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
1. Koordynator podejmuje działania następcze wobec każdego zgłoszenia zewnętrznego przyjętego do rozpatrzenia.
2. Działania następcze obejmują fazy:
1) wstępnej oceny zgłoszenia, w celu przygotowania postępowania wyjaśniającego;
2) postępowania wyjaśniającego, którego celem jest ustalenie stanu faktycznego i oceny prawidłowości informacji zawartych w zgłoszeniu;
3) dalszych działań następczych, które mają na celu przeciwdziałanie skutkom i przyczynom naruszeniu prawa lub obniżenie ryzyka naruszenia prawa.
3. Jeżeli wstępna ocena zgłoszenia wykaże, że zawiera ono informacje, które na mocy odrębnych przepisów podlegają przekazaniu do właściwych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, Koordynator realizuje obowiązek wskazany w art. 39 ust. 4 ustawy.
4. Koordynator może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Koordynator poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – organ pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.
5. Jeżeli wstępna ocena zgłoszenia wskaże na zasadność powierzenia postępowania wyjaśniającego innej jednostce, Koordynator, działając w imieniu Prezydenta, może przekazać takie zgłoszenie:
1) jednostce organizacyjnej podległej lub nadzorowanej;
2) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia, z wyjątkiem jednostki organizacyjnej, której dotyczy zgłoszenie.
6. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego jednostka, o której mowa w ust. 5 przekazuje Koordynatorowi protokół ustaleń lub odpowiedni dokument wynikający z przepisów odrębnych, w celu podjęcia dalszych działań następczych, z propozycjami takich działań.
7. W przypadku samodzielnego prowadzenia postępowania wyjaśniającego przez Prezydenta postępowanie wyjaśniające przeprowadza Zespół składający się przynajmniej z dwóch osób.
8. Skład Zespołu powinien zapewniać kompetencje niezbędne do oceny zgłoszenia oraz jego bezstronność.
9. Prezydent na wniosek Koordynatora powołuje Zespół spośród pracowników Urzędu i osób z zewnątrz.
10. Pracami Zespołu kieruje Koordynator, a w przypadku jego nieobecności upoważniona osoba.
11. Zespół może korzystać z pomocy wewnętrznych i zewnętrznych ekspertów.
12. Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest:
1) na podstawie i zgodnie z przepisami odrębnych ustaw, regulujących czynności kontrolne, nadzorcze, wyjaśniające i podobne w przedmiocie zgłoszenia;
2) z uwzględnieniem przepisów ustawy o ochronie sygnalistów zakresie zasady należytej staranności, komunikacji z Sygnalistą, ochrony tożsamości Sygnalisty, ochrony tożsamości osoby, której dotyczy zgłoszenie i ochrony innych informacji przewidzianych ustawą.
13. Po zakończeniu czynności, Zespół sporządza protokół zawierający opis stanu faktycznego oraz wnioski w zakresie potwierdzenia naruszenia prawa lub odpowiedni dokument (dokumenty) podobnego charakteru wymagane przepisami odrębnymi. Do protokołu lub odpowiedniego dokumentu Koordynator dołącza propozycje dalszych działań następczych.
14. Jeżeli przepisy odrębne nie wymagają innego trybu, to:
1) Protokół (odpowiedni dokument) jest przedkładany, za pośrednictwem Koordynatora - Prezydentowi;
2) Prezydent może zwrócić protokół do Zespołu w celu przeprowadzenia dodatkowych czynności, bez ingerencji w jego treść;
3) Prezydent zatwierdza protokół i określa dalsze działania następcze, jeżeli postępowanie wyjaśniające stwierdziło naruszenie prawa lub wskazało na ryzyko występowania naruszeń prawa.
15. Zatwierdzenie protokołu (odpowiedniego dokumentu) kończy postępowanie wyjaśniające.
§ 7. PROWADZENIE REJESTRU ZGŁOSZEŃ
1. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych prowadzi Koordynator.
2. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych obejmuje:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia prawa;
3) dane osobowe Sygnalisty niezbędne do jego identyfikacji;
4) dane osobowe Osoby, której dotyczy zgłoszenie niezbędne do jego identyfikacji;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy;
8) datę sprawy;
9) informacje o niepodejmowaniu dalszych działań, o którym mowa w art. 40 ust. 2 ustawy;
10) szacunkową szkodę majątkową jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszenia, które było przedmiotem zgłoszenia.
3. Rejestr zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a wszelkie informacje dotyczące zgłoszenia przechowywane są w rejestrze przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 8. OCHRONA SYGNALISTY I INNYCH OSÓB
1. Z ustawowej ochrony przed działaniami odwetowymi za dokonanie zgłoszenia, a także próbami i groźbami takich działań, korzysta:
1) Sygnalista;
2) osoby pomagające mu w dokonaniu zgłoszenia;
3) osoby powiązane z Sygnalistą.
2. W przypadku gdy osoba wymieniona w ust. 1 spotka się z działaniami, które odczytuje jako działania odwetowe, groźby lub próby takich działań – informuje o sprawie Koordynatora, który wyjaśnia sprawę i podejmuje stosowne kroki.
§ 9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Koordynator prowadzi działania informacyjne związane ze stosowaniem ustawy i procedury, w szczególności opracowuje informację na temat zgłoszeń zewnętrznych, o której mowa w art. 48 ustawy.
2. Koordynator przygotowuje projekty sprawozdań, o których mowa w art. 47 ustawy.
3. Koordynator dokonuje przeglądów procedur, o których mowa w art. 49 ustawy, raz na 3 lata.